Desde o dia 3 de agosto de 2026, primeiro dia útil após a data fixada em regulamento, notas fiscais eletrônicas sem os campos de IBS e CBS preenchidos passaram a ser rejeitadas pelo ambiente nacional. A mudança está prevista no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, editado com base no artigo 60 da Lei Complementar 214/2025, que autoriza a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS a fixar em ato conjunto a forma, o conteúdo e os prazos dos documentos fiscais eletrônicos. A mudança passou despercebida por boa parte do comércio e dos serviços. A empresa grande resolveu isso dentro do próprio ERP, com equipe de tecnologia acompanhando cada atualização. A pequena empresa depende inteiramente de quem emite a nota por ela: a contabilidade, o sistema de PDV ou o emissor contratado.
O calendário dividido por tipo de documento fiscal.
O cronograma não é único para todo mundo. Para quem emite Nota Fiscal eletrônica (NF-e), Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), a obrigatoriedade rege desde 3 de agosto de 2026, ainda que a data fixada em regulamento seja 1º de agosto, um sábado. Para quem emite Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) e Nota Fiscal de Telecomunicações (NFCom), o prazo é 1º de outubro de 2026, com uma segunda etapa em 1º de dezembro de 2026 para grupos específicos, como plataformas digitais, processamento de dados, licenciamento de software, hospedagem e transporte. Duas datas circulam sobre o mesmo assunto: 1º de agosto, fixada em regulamento, e 3 de agosto, quando a rejeição passou a valer na prática. Vale conhecer as duas, porque a diferença existe e muda o que o sistema aceita em cada dia.
A diferença entre estar no regime regular e estar no Simples Nacional.
Nem toda pequena empresa entra nessa obrigação agora. Quem é optante do Simples Nacional, inclusive o MEI, tem prazo próprio: a partir de 1º de janeiro de 2027. A obrigação de agosto e outubro vale para quem está no regime regular, o que inclui muita empresa de porte pequeno ou médio que apura pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real, seja porque ultrapassou o teto do Simples, seja porque escolheu outro regime por causa da cadeia de crédito com clientes maiores. Mesmo quem está no Simples e ainda não precisa destacar IBS e CBS na própria nota já convive com o assunto todos os dias: ao receber uma nota de um fornecedor do regime regular, o sistema da empresa precisa reconhecer e registrar corretamente os novos campos. E o prazo de 2027 vai chegar com o mesmo sistema, atualizado ou não, que a empresa usa hoje.
Por que a nota trava antes de qualquer multa aparecer.
O risco mais imediato não é tributário, é operacional. A Nota Técnica que rege a validação das notas no ambiente nacional transformou os grupos de IBS e CBS em campo impeditivo: sem eles preenchidos, a nota não é autorizada, e a venda, o transporte ou a prestação do serviço ficam parados até a correção. Em 2026, ano de testes da reforma, a alíquota aplicada é simbólica, hoje na casa de 1% somado entre IBS e CBS para quem está no regime regular, e o valor recolhido é compensado com PIS, Cofins e as demais contribuições que a empresa já paga, conforme o artigo 348 da Lei Complementar 214/2025. O impacto imediato de 2026, portanto, não é pagar mais imposto: é conseguir emitir e receber notas sem interrupção.
A multa que depende de intimação, não de automatismo.
A própria Lei Complementar 214/2025 evita o susto automático. Para fatos geradores ocorridos em 2026, se a fiscalização lavrar auto de infração por descumprimento de obrigação acessória relacionada a IBS e CBS, o contribuinte é intimado e tem 60 dias para corrigir a omissão apontada. Cumprido o prazo, a penalidade é extinta. A regra está no artigo 348, parágrafo 3º, da própria lei. Isso não significa que o tema pode esperar, porque a nota rejeitada trava a operação hoje, antes de qualquer prazo de defesa começar a contar. Mas significa que, encontrado um problema, ainda existe uma janela para corrigir sem multa, e essa janela vale a pena ser usada com calma, não com pressa.
O que perguntar ao fornecedor do sistema de emissão.
A resposta para a maior parte das dúvidas não está na contabilidade, está no sistema que emite a nota. Vale conversar diretamente com quem fornece o PDV, o ERP ou o emissor contratado.
O que o empresário precisa observar
- Confirmar com o sistema de emissão se ele já atualizou o leiaute para os campos de IBS e CBS previstos na Nota Técnica 2025.002.
- Perguntar desde quando a atualização está em produção, e não apenas em homologação.
- Verificar, em uma nota já emitida, se os campos de IBS e CBS aparecem preenchidos, ainda que com valores simbólicos nesta fase de testes.
- Confirmar em qual regime a empresa está enquadrada, regular ou Simples Nacional, porque o prazo que se aplica é diferente.
- Quem emite NFS-e deve perguntar ao emissor contratado ou ao sistema da prefeitura se a atualização para outubro e dezembro de 2026 já está prevista.
- Guardar o registro de que a atualização foi solicitada e confirmada, para o caso de uma nota ser rejeitada antes da correção chegar.
A reforma tributária chegou em fases, e nem toda fase pesa sobre o caixa. Esta, por enquanto, pesa sobre o sistema: quem emite a nota, quem recebe e quem contabiliza. A empresa que confirma com seus fornecedores de tecnologia se o leiaute já está atualizado evita a surpresa de uma nota travada no meio da operação, e ganha tempo para se organizar antes que o teste de 2026 vire regra definitiva em 2027.
Cada sistema de emissão tem seu próprio cronograma de atualização, e o regime da empresa muda qual prazo se aplica. A Lisboa Santos pode ajudar a conferir se a sua nota fiscal já está pronta para essa fase da reforma.
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